strategische Assistenz
„Dank der Assistenz bei Kommunikation & Backoffice konnte ich mich auf mein Wachstum konzentrieren.“
Für Kanzleien wird es nicht nur schwieriger, neue Mandant:innen zu gewinnen – auch qualifizierte Bewerber:innen sind längst keine Selbstverständlichkeit mehr. Gerade junge Talente – ob Jurist:innen, Referendar:innen oder Office-Fachkräfte – informieren sich heute digital über potenzielle Arbeitgeber.
Sie suchen moderne, strukturierte und klar positionierte Kanzleien, die offen und professionell kommunizieren – und das zeigt sich nicht nur auf Social Media, sondern auch im gesamten Außenauftritt, in der Kommunikation und Organisation.
Bewerber:innen erwarten heute Transparenz, Struktur und eine klare Haltung.
Wie arbeitet die Kanzlei? Wie wird kommuniziert? Was macht sie als Arbeitgeber attraktiv?
Und genau hier setzt meine Assistenz an:
Ich unterstütze Kanzleien dabei, nach innen klar organisiert und nach außen modern, professionell und ansprechend aufzutreten – sei es über die Kommunikation mit Mandant:innen, über strukturierte Prozesse im Backoffice oder über Inhalte, die Vertrauen schaffen.
Denn: Ein professionelles Auftreten beginnt im Inneren der Organisation – und wirkt nach außen.
Fakten & Vorteile für Kanzleien durch Online-Präsenz
Zentrale Rolle für Effizienz und Mandantenservice
Assistenten – ob klassisch vor Ort oder virtuell – sind die organisatorische Schaltstelle der Kanzlei. Sie koordinieren Termine, verwalten Fristen und halten die Kommunikation mit Mandanten und Behörden aufrecht. Ohne sie geraten Abläufe ins Stocken und wichtige Fristen können übersehen werden.
In vielen Kanzleien ist die Assistenz die erste Kontaktperson für Mandanten und prägt damit maßgeblich den ersten Eindruck und die Mandantenzufriedenheit.
Digitale Kompetenzen werden immer wichtiger
Die fortschreitende Digitalisierung in Kanzleien erhöht den Bedarf an Assistenten mit IT-Kompetenz. Moderne Softwarelösungen übernehmen Routineaufgaben, während die Assistenz zunehmend als Generalist für digitale Abläufe und Prozessoptimierung gefragt ist.
Wer sich als Assistenzkraft digital weiterbildet, hebt sich deutlich ab und bleibt auch in Zukunft unverzichtbar.
Virtuelle Assistenten bieten Flexibilität und Kostenvorteile
Virtuelle Assistenten ermöglichen es Kanzleien, flexibel auf Arbeitsaufkommen zu reagieren, ohne feste Arbeitsplätze oder hohe Fixkosten einplanen zu müssen. Sie übernehmen Aufgaben wie Aktenverwaltung, Mandantenmanagement, Rechnungswesen und vorbereitende Buchhaltung – alles remote und bedarfsgerecht.
Durch den Einsatz virtueller Assistenz können Kanzleien ihre Produktivität steigern und sich stärker auf das Kerngeschäft konzentrieren.
schnelle Unterstützung
Umsetzung im Tagesgeschäft
Ich unterstütze z. B. bei:
Erstellung von Angeboten & Verträgen
Organisation deines Backoffice
Professionelle Kommunikation mit Kund:innen & Partner:innen
Begleitung bei Produkt-Launches & Angebotsstruktur
weitere Möglichkeiten
Kunden- und Mandantenbetreuung
Organisation und Nachverfolgung von Online-Terminen (z.B. via Zoom, Teams). Versand von Erinnerungen, Follow-ups und Feedback-Anfragen nach Terminen. Pflege von Mandanten- oder Kundenlisten und CRM-Systemen. Betreuung von Kunden/Mandanten am Telefon, per E-Mail oder Chat. Versand von Informationsmaterial, Angeboten oder Verträgen. Nachfassen bei offenen Anfragen.
Onboarding neuer Mitarbeiter digital begleiten
Erstellung digitaler Willkommenspakete (z.B. mit Infos, Videos, Checklisten). Organisation von Onboarding-Terminen und Einarbeitungsplänen. Betreuung neuer Teammitglieder in den ersten Wochen (z.B. als Ansprechpartnerin für Fragen).
Recherche & Trendscouting
Laufende Recherche nach aktuellen Trends im Kanzlei- und Social-Media-Marketing. Vorschläge für neue Tools, Plattformen oder Content-Formate. Wettbewerbsanalyse: Was machen andere erfolgreich?
Social Media unabhängige Recherchen und Texte.
Termin- und Reisemanagement
Koordination und Verwaltung von Terminen, Meetings und Fristen. Planung und Buchung von Geschäftsreisen (inkl. Reisekostenabrechnung). Organisation von Veranstaltungen, Seminaren oder Webinaren.
Telefon- und E-Mail-Service
Annahme und Weiterleitung von Telefonaten. Bearbeitung und Priorisierung von E-Mails. Einrichtung von Telefon- und E-Mail-Notdiensten.
Individuelle Betreuung
Selten umfasst die Rolle der Assistenz auch das, was am Anfang angedacht war. Jede professionelle Assistenz ist vorbereitet Ihre Wünsche zu erfüllen, zu befähigen oder zu tun, was getan werden muss.
Ablauf der Zusammenarbeit
1. Kostenloses Erstgespräch
Im ersten Schritt biete ich dir ein unverbindliches und kostenloses Kennenlerngespräch an. Hier besprechen wir deine aktuellen Herausforderungen, Ziele und Wünsche. Dieses Gespräch dient dazu, herauszufinden, wie ich dich am besten unterstützen kann.
2. Bedarfsklärung & individuelles Paket
Basierend auf unserem Gespräch analysiere ich deinen konkreten Bedarf und erstelle ein maßgeschneidertes Angebot. Ob es um strategische Assistenz, Social Media Management oder, um dich als Creator geht – das Paket wird individuell auf deine Anforderungen zugeschnitten.
3. Monatliche Betreuung oder Projektumsetzung
Je nach deinen Präferenzen biete ich:
Monatliche Betreuung: Kontinuierliche Unterstützung in deinem Tagesgeschäft, inklusive regelmäßiger Abstimmungen und Anpassungen.
Projektumsetzung: Fokussierte Bearbeitung spezifischer Projekte mit klar definierten Zielen und Zeitrahmen.
In beiden Fällen stehe ich dir als verlässliche Partnerin zur Seite, um gemeinsam deine Visionen umzusetzen.
Spare Kosten, wie...
... Sozialversicherung
... Arbeitsplatz und Büroausstattung
... Bezahlte Abwesenheit
... Recruiting, Onboarding-Prozess
Meine Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle meine Leistungen und Angebote, unabhängig von Art und Umfang der beauftragten Dienstleistung
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